飲み会の幹事がやることは？事前準備や当日の挨拶・会計の進め方を解説

飲み会の幹事がやることは？

飲み会の幹事は単に会場を予約するだけではなく、事前準備から当日の進行、飲み会後の対応など流れに沿ってタスクを進めていく必要があります。

飲み会の幹事が担うタスクの一連の流れは以下のとおりです。各フェーズに沿って有意義な飲み会になるように調整を行う役割を担います。

【準備編】飲み会の進め方

飲み会の幹事は、事前準備が最も重要といっても過言ではありません。直前になって慌てないように、遅くても開催の1ヶ月前には準備を開始することが理想的です。
 

ここでは、飲み会の準備でやるべきことについて詳しく解説していきます。

1.参加者のリストアップと日程調整

まずは、飲み会の参加者をリストアップし、飲み会の日程を調整する必要があります。参加者全員の都合を調整することは難しいため、できるだけ多くの人が参加できる日程を探すことが大切です。また、役職者や上司のスケジュールを優先的に押さえておくようにしましょう。

日程調整については、あらかじめいくつかの候補日を決めた上で、参加者の確認を取るとスムーズに進めることができます。スケジュール調整ツールなどを活用することもおすすめです。

2.会場の予約

大まかな参加人数が決まったら会場の予約を行います。予約時に人数が確定していない場合は、予約時点での参加人数と最大人数を伝えておくと人数の変更が生じた場合にも対応しやすくなります。この時に、人数の最終変更がいつまで可能なのかを忘れずに確認しておくようにしましょう。

また、予算については事前に決裁者に相談し、会費の上限を決めておくことが大切です。さらに、会場はオフィスや駅からのアクセスも考慮し、参加者がスムーズに移動できるような立地を選びましょう。

3.参加者への案内

会場が確定したら、参加者へ正式な案内のメールを送ります。案内を出す際は、日時、場所、会費などを正確に伝えましょう。会費の徴収タイミングについても事前に案内しておくと、当日の進行がスムーズになります。

初めて利用する会場の場合、マップが記載されたURLを添付すると親切です。また、冬はブーツなどを履いている女性が多いため、お座敷など靴を脱ぐ必要がある場合には事前に伝えるようにしましょう。席次が必要な場合は、上座・下座を考慮して席次表を作成した上で案内する必要があります。

また、乾杯や締めの挨拶については、事前に役職者に依頼しておくようにしましょう。
最初の挨拶は役職が1番上の人、乾杯は役職が3番目の人、締めの挨拶は役職が2番目の人にお願いするなどのマナーがありますが、職場によって異なる場合もあります。先輩社員などに、今まで誰にお願いしていたかを確認しておくとよいでしょう。

【当日編】飲み会の進め方

飲み会の事前準備の次のフェーズである当日の進め方のポイントも押さえておきましょう。幹事は、参加者が楽しい時間を過ごせるように細かな気配りを行う必要があります。
ここでは、当日の飲み会の進め方について詳しく解説していきます。

1.受付

幹事は開始時間よりも早めに到着するようにして、受付の準備を進めておきましょう。上着や荷物をお店に預けられるかを確認しておき、参加者に案内できるように段取りをしておくとスムーズです。また、受付時に会費を徴収する場合は、事前にチェックリストを作っておくと安心できます。

2.開始の挨拶

時間になったら、まずは乾杯のドリンクを手配します。乾杯のドリンクが揃っていることを確認できたら、開始の挨拶を始めます。最初の挨拶や乾杯については、あらかじめ相談しておいた役職者へお願いしましょう。

3.飲み会の進行

飲み会が始まった後は、幹事は飲み物の追加注文などを率先して行いましょう。飲み物が空いている人がいた場合は、次に頼む飲み物を確認するなどの気配りをすることで、参加者がリラックスして楽しめる雰囲気を作ることができます。

余興などがある場合は、時間や全体の流れを見ながらタイミングを見計らって進行しましょう。

4.締めの挨拶

ラストオーダーの時間になったら、参加者にラストオーダーの注文について声がけを行いましょう。この際に、飲み会の残り時間も伝えておくことが大切です。

時間になったら締めの挨拶にスムーズに移れるように、幹事が声がけを行い場を整えます。その後、事前に相談しておいた上司や役職者に締めの挨拶をお願いしましょう。

5.会計

無事に飲み会が終わった後は、会計を行います。可能であれば、締めの挨拶の前に会計を済ませておくと終宴もスムーズに進めることができます。また、参加者が退出した後は忘れ物がないかなど会場全体をチェックします。あらかじめ2次会を設けている場合は、次の会場への案内も行いましょう。

【終宴後編】飲み会の進め方

飲み会が終わった後も、幹事にはいくつかの重要な役割が残っています。ここでは、終宴後に幹事がやるべきことについて詳しく解説していきます。

1.参加者へのお礼

飲み会が終わった後は、参加者にお礼のメールを送りましょう。お礼のメールは飲み会の翌営業日に送ることがマナーとされています。

役職者や上司などが多めに支払いをしてくれた場合には別途お礼を伝えるようにしましょう。また、乾杯や締めの挨拶についての感謝も伝えておくことで、次回以降にも依頼しやすくなります。

2.会計報告書の作成

幹事は会費が正しく使われたかどうかを報告する義務があり、会計報告書を作成する必要があります。会計報告書には領収書やレシートをスキャンして添付するようにしましょう。また、お金が余った場合は、次回への繰り越しなど用途を記載しておきます。なお、上司からの寸志があった場合には、その旨も併せて報告することが大切です。

会計報告は迅速に行うことが原則です。翌営業日または遅くても3日以内には報告するようにしましょう。

飲み会の幹事が押さえておくべきメールの例

飲み会の幹事を担当する場合は、参加者へ出欠確認やお礼のメールを送る必要があります。出欠確認の際は、Googleフォームなどのアンケート作成ツールを利用すると効率的に行えるためおすすめです。
ここでは、出欠確認やお礼など幹事が押さえておくべきメールの例を紹介します。

出欠確認のメール

出欠確認のメールを送る場合の例は以下のとおりです。

件名:【出欠確認】○月○日開催の飲み会について
本文:
お疲れ様です。〇〇部の○○です。
この度、○○チームの親睦を深めるために飲み会を企画しました。
詳細につきまして下記のとおりです。
日時: ○月○日（○曜日）19:00～
場所: ○○（詳細は後日連絡）
会費: ○○円程度
出欠につきまして、以下のGoogleフォームより○月○日までにご回答いただけますと幸いです。
URL：●●●●●
どうぞよろしくお願いいたします。

お礼のメール

飲み会後にお礼のメールを送る場合の例は以下のとおりです。

件名:【御礼】昨日の飲み会について
本文:
お疲れ様です。幹事の○○です。
昨日はお忙しい中、飲み会にご参加いただき、ありがとうございました。
皆さまと楽しい時間を過ごすことができ、とても有意義な会となりました。今後のプロジェクトでも、よりよいチームワークを築いていければと思います。
また企画いたしますので、次回も是非ご参加いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。

飲み会のお店選びで失敗しないポイント

飲み会を成功させるためには、お店選びも重要な要素です。
ここでは、飲み会のお店選びで失敗しないポイントについて解説します。

お店の口コミを確認する

お店選びの際に、安さを重視して失敗するケースが多くあります。お店選びの際は、安さに惑わされずに料理の質やコースの品数、ドリンクの選択肢を十分に確認することが大切です。特に料理やお酒の質が満足いくものでない場合、飲み会でよい印象が残らないため、口コミなどをしっかりと確認しておきましょう。

口コミはGoogleマップや各種グルメサイト、SNSなどで確認することができます。また、知人や先輩社員などに以前使ったことのあるおすすめのお店を聞いてみるのもよいでしょう。

参加者の年齢層や好みに合ったお店を選ぶ

参加者の年齢層や男女比を考慮してお店選びを心がけることも重要なポイントです。
例えば、若い男性が多ければ料理のボリュームが多いお店、女性が多ければおしゃれな雰囲気のお店を選ぶなど工夫しましょう。お酒好きの人が多い場合は、頼めるお酒の種類なども重要になります。
喫煙者がいる場合は、喫煙の可否や喫煙所の場所なども調べておくようにしましょう。

座席の広さを事前に把握する

飲み会は、座席のスペースが狭すぎると快適な時間を過ごすことができません。事前に下見を行い、席の配置や座席の広さなどをチェックしておくと失敗を未然に防ぐことができます。あらかじめ店舗に隣の人との間隔（スペース）がどのくらいあるのかを確認しておくのもおすすめです。

また、参加人数に合わせて適切な広さの会場を選ぶようにしましょう。人数が多い場合は、貸し切りにできる会場や、ホテルの宴会場なども候補になります。

まとめ

飲み会の幹事は、事前準備から当日の進行、終宴後のフォローまで、さまざまなタスクをこなしていく必要があります。飲み会の幹事は大変ですが、普段関わりがないメンバーにも顔を覚えてもらえるなどのメリットもあります。また、飲み会を成功させることで上司やチームメンバーからの信頼を得ることもできます。飲み会の幹事を任された際には、本記事を参考にしっかりと準備を進めていきましょう。